Le local professionnel du chirurgien dentiste libéral

Les Baux

Le Bail Professionnel

Il s’agit d’un contrat par lequel un propriétaire (le bailleur) loue à un tiers (le preneur) un bien immobilier affecté à l’exercice exclusif d’une activité non commerciale.

Le bail professionnel est partiellement réglementé par la loi n°86-1290 du 23 décembre 1986. La plupart des règles qui lui sont applicables restent néanmoins déterminées par les articles 1713 et suivants du code civil.
Le bail professionnel doit être écrit et d’une durée au moins égale à 6 ans. Le locataire peut à tout moment notifier au bailleur, par lettre RAR, son intention de quitter les locaux en respectant un délai de préavis de 6 mois. Le bailleur, pour sa part, est tenu pour toute la durée du bail mais peut en refuser le renouvellement par notification (lettre RAR) adressée au locataire au moins 6 mois avant la fin du bail.

Le loyer est déterminé librement par les parties lors de la conclusion du bail. Ce loyer peut être convenu fixe mais est généralement indexé sur l’indice du coût de la construction. Le dépôt de garantie peut également être fixé librement par les parties. Toutefois, en cas de litige, les tribunaux se réfèrent aux usages qui limitent le montant du dépôt à 2 mois de loyer

Le bail Commercial

Le régime des baux commerciaux a été modifié par la loi de modernisation de l’économie du 4 août 2008. Cette modification a permis l’ouverture du bail commercial aux professions libérales dont les chirurgiens-dentistes.

Le contrat de bail commercial est celui par lequel un propriétaire (le bailleur) loue à un tiers (le preneur) un bien immobilier en principe affecté à une activité commerciale. Les règles applicables au bail commercial ont été fixées par le décret du 30 septembre 1953.

L’accessibilité des locaux

La loi du 11 février 2005 pour l’égalité des droits et des chances, la participation et la citoyenneté des personnes handicapées, prévoit une accessibilité pour tous les Établissements recevant du public (ERP). Ces établissements doivent permettre à toute personne de pouvoir y accéder, y circuler et recevoir les informations transmises.

Le cabinet dentaire est un ERP, de 5e catégorie de type U, établissement de soins sans hébergement pouvant recevoir au maximum 100 personnes (ou 20 personnes si hébergement de patients).

▷ Votre cabinet ne sera en revanche pas considéré comme un ERP s’il est situé dans votre lieu d’habitation, à la condition que l’entrée et les cheminements du cabinet soient communs à ceux de votre habitation.

▷ Au contraire, si votre cabinet est indépendant de votre habitation (même situé dans le même bâtiment), et que vous disposez de deux entrées distinctes pour le cabinet et l’habitation, il sera considéré comme un ERP et devra satisfaire aux règles d’accessibilité.

▷ En outre, les locaux des professionnels de santé qui sont implantés dans un centre commercial sont classés dans la même catégorie d’ERP que celui-ci.

▶︎ Quelles sont vos obligations pour que votre cabinet soit considéré comme accessible ?
Votre cabinet doit être accessible à toute personne, quel que soit son handicap : moteur, visuel, auditif, mental…
Le cabinet en lui-même, mais également ses abords, doivent être accessibles : place de stationnement adaptée, cheminements extérieurs, accès au bâtiment, accès à la salle de soins…

Ainsi, pour qu’il soit accessible à tous vos patients, et notamment à ceux porteurs de handicap, il faudra une absence de marches ou la mise en place d’une rampe pour s’y substituer, un ascenseur accessible, des portes suffisamment larges pour qu’un fauteuil roulant puisse passer, une signalétique lisible par tous, un éclairage adapté, des interrupteurs, des poignées à hauteur et qu’on peut manœuvrer en laisser « tomber la main », etc.

Il est possible de ne rendre accessible aux personnes en situation de handicap qu’une partie du cabinet, à condition que l’ensemble des prestations de celui-ci puisse y être assuré.

▶︎ Qu’en est-il des toilettes ?
Les employeurs doivent mettre à la disposition des travailleurs les moyens d’assurer leur propreté individuelle, notamment des vestiaires, des lavabos, des cabinets d’aisances et, le cas échéant, des douches (art. R232-2 du Code du travail).

En ce qui concerne l’obligation ou non de mettre à disposition des toilettes pour les patients, il convient de se référer au règlement sanitaire départemental disponible auprès de l’Agence Régionale de Santé. Celui-ci indique dans la plupart des cas (généralement à l’article 67) :

« Dans les établissements ouverts ou recevant du public doivent être aménagés, en nombre suffisant et compte tenu de leur fréquentation, des lavabos, cabinets et urinoirs (…). »
Votre cabinet doit contenir au moins un lavabo afin de respecter les conditions d’hygiène. Toutefois, il n’y a pas nécessairement une obligation à mettre des toilettes à disposition de vos patients. Dans certains cas, si celles-ci restent privées, vous n’avez pas à les mettre aux normes.

Si votre cabinet dispose de toilettes ouvertes au public, au moins un sanitaire doit être accessible aux patients handicapés.

▶︎ Comment savoir si mon cabinet est aux normes ?
Vous pouvez savoir si votre cabinet remplit les normes d’accessibilité en faisant votre auto diagnostic ERP grâce à l’outil en ligne proposer par le gouvernement.
Cet auto diagnostic vous permettra d’avoir une idée du niveau d’accessibilité de votre bâtiment et des solutions pour améliorer celui-ci (sans passer par un architecte, et donc éviter des coûts supplémentaires).

▶︎ Quelle procédure pour réaliser les travaux d’accessibilité ?
Si vous devez faire des travaux pour rendre votre cabinet accessible, il convient de faire valider les travaux, aménagements et dérogations auprès de la mairie de votre lieu d’exercice. La réponse peut être longue, jusqu’à 4 mois. Si l’administration garde le silence pendant 4 mois à compter de la réception du dossier, cela vaut accord.

Si les travaux nécessitent une autorisation préalable de travaux, un volet de celle-ci concerne l’accessibilité. Si l’autorisation de travaux est accordée, cela signifie que la partie sur l’accessibilité est validée.

Les formulaires Cerfa sont disponibles ici.

Si votre cabinet est aux normes, vous devez adresser une attestation d’accessibilité à la préfecture et à la Commission pour l’accessibilité de la commune où est implanté votre cabinet. Cette attestation peut être complétée en ligne.
Si votre cabinet est un ERP de catégorie 5 une déclaration sur l’honneur est suffisante.

Il conviendra également d’adresser une copie de cette attestation d’accessibilité à la mairie de la commune où se trouve votre cabinet.

▶︎ Les dérogations aux obligations d’accessibilité

Si votre cabinet est une nouvelle construction, aucune dérogation ne peut être demandée, les normes d’accessibilité doivent obligatoirement être intégrées dans le projet.

Pour les bâtiments existants, il est possible de solliciter des dérogations, qui peuvent être de 4 types :

• Impossibilité technique (caractéristiques du terrain, présence de constructions existantes, ERP donnant sur trottoir trop petit pour apposer une rampe…).
• Préservation d’un patrimoine architectural : bâtiments classés ou situés dans le champ de visibilité de ce type de bâtiment.
• Lorsque les copropriétaires du bâtiment s’opposent à la réalisation de mise en conformité. La cause de refus la plus courante est le refus de rendre accessibles les parties communes.
• Disproportion manifeste entre les améliorations apportées et leur coût ou leurs effets sur l’usage du local : coût des travaux tel qu’il pourrait entraîner le déménagement de l’activité ou une réduction importante de celle-ci et de son intérêt économique.

Les demandes de dérogation sont adressées au préfet du département qui rend sa décision après avis conforme de la commission consultative départementale de sécurité et d’accessibilité.

Les dérogations sont souvent partielles, il convient de mettre aux normes tout ce qui est possible et la dérogation ne sera que ponctuelle. Par exemple, si votre cabinet se trouve dans un immeuble classé avec un ascenseur trop petit pour accueillir un fauteuil roulant, la dérogation ne concernera que ce point, et vous devrez tout de même être aux normes s’agissant des autres handicaps (signalétique, identification et signalement des marches…).

Pour chaque demande de dérogation, vous devez rédiger une fiche détaillée précisant :

• les règles d’accessibilité handicap et PMR auxquelles vous souhaitez déroger ;
• les éléments du projet auxquels ces règles s’appliquent, en les localisant sur les plans ;
• les motifs qui justifient la demande de dérogation ;
• les mesures de substitution proposées.

Dans le dossier de dérogation pour impossibilité technique, il convient de fournir une attestation d’un professionnel (généralement un architecte) attestant de l’impossibilité technique de la mise aux normes.Il vous faut également préciser les solutions envisagées pour pallier cette mise aux normes (rendez-vous à domicile pour les patients qui ne peuvent être reçus par exemple).
Il vous faudra présenter autant de demandes de dérogation que de points techniques ciblés.

▶︎ Si vous reprenez un cabinet, la dérogation obtenue par votre prédécesseur est-elle transmissible ?
Les dérogations aux règles d’accessibilité des établissements recevant du public accordées pour les 3 premiers cas de dérogation sont pérennes, car ces dérogations sont attachées au local et non à la personne qui les demande.

▷ En revanche, la dérogation accordée pour raison financière, est, quant à elle, attachée à la personne qui la sollicite et peut être réévaluée. Il vous faudra donc effectuer une nouvelle demande de dérogation si vous reprenez un cabinet.

▶︎ Le registre public d’accessibilité
Vous devez rédiger un registre public d’accessibilité pour informer vos patients des conditions d’accessibilité de votre cabinet.
Il permet de mettre à leur disposition les documents que vous avez transmis à l’administration et les réponses que vous avez reçues de celle-ci.

Une fiche de synthèse du registre doit être accessible à tous, simple et compréhensible et sera habituellement disponible  à l’accueil de votre cabinet. Il existe des supports pour vous faciliter la tâche

▶︎ Vous êtes locataire de votre cabinet, qui doit effectuer les travaux de mise en conformité ?
Rien n’est prévu dans la Loi. Il convient donc de se référer au contrat de bail.
l est donc essentiel d’en discuter avant la signature du bail et de bien préciser, par écrit, dans le contrat, qui du bailleur ou du locataire devra prendre en charge les travaux de mise aux normes d’accessibilité, afin d’éviter toute mauvaise surprise.

▶︎ Quelles sanctions en cas d’absence de mise aux normes d’accessibilité ?

Si votre cabinet ne respecte pas les normes d’accessibilité et que vous n’avez pas obtenu de dérogation, vous risquez

• La fermeture de l’ERP pour non-respect des règles d’accessibilité.
• Le remboursement de la subvention qui aurait été admise, ou refus d’une subvention.
• Une amende de 45 000 €.
• Une interdiction d’exercice.
• Une peine d’emprisonnement en cas de récidive.

Pour aller plus loin : https://www.ecologie.gouv.fr/politiques-publiques/laccessibilite-etablissements-recevant-du-public-erp#arret-du-fonds-territorial-daccessibilite-0

L’installation  électrique

Dans les installations neuves, l’électricien qui a réalisé l’installation doit, après contrôle de l’EDF, vous remettre un certificat de conformité valable 1 an.

Dans les installations déjà existantes, des vérifications périodiques sont prévues.

Dans le cas de cabinets dentaires, établissements recevant du public de 5e catégorie, dès lors qu’ils ont au moins un salarié, les installations doivent être vérifiées :

• lors de leur mise en service ou après avoir subi une modification de structure.
• périodiquement (décret du 30 août 2010 avec arrêté d’application du 26 décembre 2011).

Les installations de sécurité comprennent également :

• les installations assurant l’éclairage de sécurité permettant:
  • l’évacuation des personnes ;
  • la mise en oeuvre des mesures de sécurité ;
  • l’intervention éventuelle des secours en cas d’interruption fortuite de l’éclairage normal.
• les autres installations dont le maintien en service est nécessaire pour assurer la sécurité des travailleurs en cas de sinistre;
• les installations dont l’arrêt inopiné ou le maintien à l’arrêt entraînerait des risques pour le personnel.

Sécurité incendie

En tant qu’établissements recevant du public, les cabinets dentaires sont soumis à des dispositions spécifiques en matière de sécurité incendie, il convient de retenir les éléments suivants :

• Le cabinet dentaire doit être équipé de 2 extincteurs, contrôlés annuellement par un organisme agréer, par structure d’une surface de 150 m2, 1 à eau de 6 litres et 1 au CO2 de 2 litres, avec au minimum un appareil de chaque type par niveau de travail. Tous les extincteurs doivent être facilement accessibles au public, utilisables par le personnel de l’établissement et maintenus en bon état de fonctionnement. Leur emplacement doit être signalisé par un pictogramme.
• Le cabinet dentaire doit être équipé d’un système d’alarme incendie.
• Des consignes précises, affichées bien en vue, doivent indiquer :
  • le numéro d’appel des sapeurs-pompiers,
  • l’adresse du centre de secours de premier appel,
  • les dispositions immédiates à prendre en cas de sinistre.
• S’il y a du personnel, il doit être instruit sur les conduites à tenir en cas d’incendie et être entraîné à la manœuvre des moyens de secours.